Cách Trả Lời Email Lịch Sự Mà Bạn Cần Biết

Ngoài cách trao đổi thông tin qua các trang mạng xã hội hiện nay như zalo, facebook, skype,… thì email là phương tiện dùng để trao đổi thông tin thông dụng trong công việc, trong các trường hợp quan trọng, có sự nghiêm túc. Vậy các bạn đã biết cách trả lời email lịch sự đến khách hàng của mình chưa, hay cách viết một email thể hiện sự tôn trọng, nghiêm túc và chuyên nghiệp đến họ. Bài viết sau sẽ giúp các bạn nắm rõ được các nguyên tắc viết email như thế nào cho lịch sự và chuyên nghiệp nhất.

  1. Tiêu đề

Một email luôn cần phải có tiêu đề để thể hiện một cách ngắn gọn nội dung bạn muốn nói bên trong. Dù email bạn đang viết có quan trọng hay không thì đều cần phải có tiêu đề, tiêu đề thể hiện bạn là một người lịch sự, tinh tế đến từng chi tiết nhỏ. Một email có tiêu đề tạo cho người đọc cảm giác được tôn trọng, giúp khách hàng của bạn dễ dàng tìm kiếm lại nếu muốn xem mà không mất nhiều thời gian. Đây là một cách quản lý email hiệu quả.

Một số lưu ý khi viết tiêu đề của email: Tiêu đề của email cần ngắn gọn, xúc tích, không quá dài dòng và phải nêu được nội dung trọng tâm của email.

  • Cẩn trọng trước khi gửi email phản hồi lại cho khách hàng

Thứ nhất là hiện nay đối với những email cần gửi đến nhiều khách hàng cùng một lúc thì các bạn thường tạo một danh sách email và gửi hàng loạt cho nhanh, điều này thường dẫn đến sai lầm của các bạn là lựa chọn luôn tính năng “Reply all”. Sai ở đây là bởi vì có một số người trong danh sách email bạn gửi không cần đọc email bạn reply. Họ sẽ cảm thấy bị làm phiền khi hàng loạt email gửi đến không cần thiết và thậm chí không liên quan gì đến mình. Trong trường hợp này thì bạn cần liệt kê danh sách những người mà bạn cần trả lời, để reply riêng cho từng người, tránh trường hợp làm phiền người khác.

Thứ hai là bạn phải cân nhắc và suy nghĩ thật kỹ câu trả lời trước khi gửi email phản hồi cho khách, không nên vội vàng hấp tấp, tránh trường hợp vừa mới trả lời xong lại gửi thêm một email khác đưa ra một câu trả lời mới hay bổ sung thêm cho email ban đầu. Như vậy bạn sẽ bị đánh giá rất thấp, làm việc thiếu chuyên nghiệp.

  • Trả lời tất cả những email nhận được

Hiện nay cũng có một số người có thói quen đọc xong email thì không trả lời ngay, mà chờ đến một lúc sau mới trả lời. Do đó mà thường xuyên xảy ra trường hợp bạn bị quên hẳn đi việc mình phải trả lời email đó, dẫn đến khách hàng chờ đợi lâu, mất nhiều thời gian. Quên trả lời email của người khác là điều cấm kỵ đối với người sử dụng email chuyên nghiệp, dù cho nội dung email bạn đã hiểu, thậm chí là đã thực hiện xong từ trước  thì bạn vẫn phải nên phản hồi lại cho người khác biết bạn đã nhận được email hoặc công việc đó đã được hoàn thành để họ khỏi lo lắng.

  • Bố cục email cần được trình bày một cách khoa học

Trên các hệ thống email hiện nay, đa số các nhà sản xuất đều cung cấp đầy đủ các chức năng chỉnh sửa và định dạng văn bản cơ bản nhất như font chữ, in nghiêng, bôi đen, cỡ chữ,… Các bạn nên sử dụng những công cụ này để định dang nội dung email mà bạn muốn gửi, in đậm những nội dung nào đáng chú ý, font chữ cần được thống nhất xuyên suốt toàn bài, không sử dụng những font chữ rườm rà, khó đọc.

  • Hạn chế dùng dấu chấm than

Dấu chấm than là dấu sử dụng trong câu cảm thán, câu đề nghị và ra lệnh. Việc sử dụng dấu chấm than quá nhiều thể hiện bạn là một người không thể kiếm soát cảm xúc bản thân. Không ai muốn đọc một email mà chứa quá nhiều cảm xúc cũng như ra lệnh cho mình. Do đó hạn chế sử dụng dấu chấm than trong khi viết email để tránh gây cho người khác cảm giác khó chịu.

  • Không lai tạp ngôn ngữ

Cần sử dụng một ngôn ngữ thống nhất xuyên suốt nội dung email của bạn. Có nhiều bạn trẻ hiện nay thường xuyên có thói quen lai tạp ngôn ngữ vào email điều đó thể hiện email của bạn không có tính nghiêm túc. Thông thường các bài email bắt đầu bằng Dear kết thúc bằng Thank nhưng nội dung lại là tiếng việt, như vậy không thể hiện sự chuyên nghiệp mà ngược lại còn gây cho người đọc cảm giác kém duyên, thiếu lịch sự, thiếu nghiêm túc.

Qua bài viết sau đây hy vọng các bạn có thể tích góp được cho mình những lưu ý trong cách trả lời email lịch sự, để việc giao tiếp bằng email của bạn trở nên hiệu quả hơn và chuyên nghiệp hơn.